Secrétaire administratif : missions, formations et salaire

En dans le monde des affaires, le secrétaire administratif est un maillon essentiel. Il est ce professionnel multitâche qui veille au bon fonctionnement de l’entreprise ou de l’administration où il exerce. Qu’il soit dans un bureau d’une grande entreprise ou dans un petit cabinet, le secrétaire administratif est un acteur crucial dans le bon déroulement des affaires. Mais connaissez-vous vraiment ce métier ? Quels sont les compétences requises, les missions, la formation à suivre, et quel est le salaire d’un secrétaire administratif ?

Les Missions d’un secrétaire administratif

Le secrétaire administratif est un professionnel multitâche dont on n’imagine pas souvent l’étendue des missions. Ce dernier est en charge de diverses tâches administratives qui permettent le bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une administration. Il est ainsi responsable de la gestion des dossiers, de la correspondance, des appels téléphoniques et bien plus encore.

Sa première mission est bien évidemment la gestion administrative. Il s’occupe de la rédaction des courriers, des rapports, des comptes rendus de réunion. Il organise les rendez-vous et gère l’agenda de son supérieur. Il est également chargé de la réception, du tri et de la distribution du courrier. Il peut aussi être amené à gérer des dossiers spécifiques, comme le suivi des contrats ou la gestion des ressources humaines.

L’autre grande mission du secrétaire administratif est la communication. Il est le premier interlocuteur de l’entreprise ou de l’administration. Il accueille les visiteurs, répond aux appels téléphoniques et aux mails. Il assure également la liaison entre les différents services de l’entreprise.

Le secrétaire administratif a aussi un rôle de gestion. Il peut être amené à gérer les commandes de fournitures, à suivre le budget du service, à participer à la préparation des budgets.

Formation : comment devenir secrétaire administratif ?

Pour exercer le métier de secrétaire administratif, une formation spécifique est nécessaire. Plusieurs voies s’offrent à ceux qui souhaitent embrasser cette carrière.

La plus courante est le BTS Assistant de gestion. Cette formation de deux ans après le Bac offre de solides compétences en gestion administrative, comptabilité, communication et organisation. Elle permet d’acquérir les compétences nécessaires pour assurer les tâches quotidiennes d’un secrétaire administratif.

Pour ceux qui ne souhaitent pas suivre un BTS, il existe d’autres formations. Par exemple, le Diplôme d’Accès aux Etudes Universitaires (DAEU) option gestion administrative. Cette formation d’un an est accessible sans le Bac et permet d’acquérir les compétences nécessaires pour exercer le métier de secrétaire administratif.

Enfin, pour ceux qui souhaitent travailler dans l’administration publique, il faut passer un concours. Il existe différents concours pour devenir secrétaire administratif dans la fonction publique : le concours externe, ouvert à tous, et le concours interne, réservé aux fonctionnaires.

Compétences requises pour être un bon secrétaire administratif

Pour être un bon secrétaire administratif, il faut disposer d’un certain nombre de compétences. La première d’entre elles est sans aucun doute l’organisation. En effet, le secrétaire administratif doit gérer de nombreuses tâches simultanément, et cela requiert une excellente capacité d’organisation.

Une bonne maîtrise de l’outil informatique est également indispensable. Le secrétaire administratif est souvent amené à utiliser des logiciels de traitement de texte, de gestion de bases de données, de messagerie électronique, etc.

La discrétion est un autre atout indispensable pour ce métier. Le secrétaire administratif est souvent en possession d’informations sensibles et doit savoir les garder pour lui.

Enfin, la polyvalence est une compétence très appréciée chez le secrétaire administratif. Ce dernier doit être capable de s’adapter à des situations très variées et de gérer des tâches multiples et diverses.

Le salaire d’un secrétaire administratif

Le salaire d’un secrétaire administratif peut varier en fonction de plusieurs facteurs : l’expérience, la formation, le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, etc.

En début de carrière, un secrétaire administratif peut espérer toucher un salaire mensuel brut de 1 500 à 1 800 euros. Avec de l’expérience, ce salaire peut atteindre 2 500 à 3 000 euros brut par mois.

Dans la fonction publique, le salaire est défini par la grille indiciaire. Le salaire de base d’un secrétaire administratif de classe normale est d’environ 1 520 euros brut par mois. Avec l’avancement, il peut atteindre jusqu’à 2 400 euros brut par mois.

Il faut également prendre en compte les avantages liés à l’emploi. Dans la fonction publique, par exemple, les secrétaires administratifs bénéficient de la sécurité de l’emploi, d’une retraite avantageuse, de primes et d’indemnités diverses.

Vous l’avez compris, le métier de secrétaire administratif est un métier exigeant qui requiert de nombreuses compétences. Mais c’est aussi un métier passionnant, au cœur du fonctionnement de l’entreprise ou de l’administration. Alors, prêt à embrasser une carrière de secrétaire administratif ?

Opportunités de carrière pour un secrétaire administratif

Les opportunités de carrière pour un secrétaire administratif sont très vastes. L’un des principaux attraits de ce métier est qu’il peut être exercé dans pratiquement tous les secteurs d’activité, qu’il s’agisse du secteur public ou privé.

Dans le secteur public, le secrétaire administratif peut travailler dans l’un des nombreux services de l’Éducation nationale, des collectivités territoriales, des hôpitaux publics, des ministères, etc. Il y a également des opportunités dans les organismes parastataux et les entreprises publiques. Pour accéder à ces postes, il est généralement nécessaire de passer un concours externe ou interne.

Dans le secteur privé, le secrétaire administratif peut trouver un emploi dans une multitude d’entreprises, petites ou grandes. Il peut travailler dans des domaines aussi variés que l’industrie, le commerce, les services, la finance, l’immobilier, etc. Dans les petites structures, comme les PME, le secrétaire administratif peut avoir un rôle plus polyvalent et être amené à gérer des tâches très diverses.

En ce qui concerne l’évolution de la carrière, un secrétaire administratif peut, avec de l’expérience, accéder à des postes à responsabilité plus élevée, comme assistant de direction ou responsable administratif. Il peut également se spécialiser dans un domaine spécifique, comme les ressources humaines ou la gestion financière.

Enjeux et défis du métier de secrétaire administratif

Le métier de secrétaire administratif n’est pas sans challenges. L’un des principaux défis est la gestion du stress. En effet, le secrétaire administratif est souvent confronté à des situations stressantes, comme des deadlines serrées, des tâches multiples à gérer simultanément, des demandes urgentes, etc. Il doit donc être capable de gérer son stress et de rester efficace en toutes circonstances.

Un autre défi pour le secrétaire administratif est de rester à jour avec les évolutions technologiques. En effet, les outils informatiques et les logiciels de gestion évoluent constamment et le secrétaire administratif doit être capable de s’adapter à ces changements. Il doit donc être en constante formation et être prêt à apprendre de nouvelles choses.

Le dernier défi, mais non le moindre, est la gestion des relations humaines. Le secrétaire administratif est en contact avec de nombreuses personnes : supérieurs, collègues, clients, fournisseurs, etc. Il doit donc être capable de gérer ces relations de manière professionnelle et efficace.

Le métier de secrétaire administratif est un métier essentiel au bon fonctionnement de toute organisation. Il requiert de nombreuses compétences, notamment en matière d’organisation, de gestion, de communication et de maîtrise des outils informatiques. Malgré les défis qu’il présente, il offre de nombreuses opportunités de carrière et peut être un tremplin pour des postes à responsabilité plus élevée.

Que vous soyez en début de carrière ou que vous cherchiez à vous reconvertir, la profession de secrétaire administratif peut être une option intéressante. Grâce à la multitude de formations disponibles, il est possible d’acquérir les compétences nécessaires pour exercer ce métier. Et avec de l’expérience, le salaire d’un secrétaire administratif peut être très attractif.

Alors, prêt à relever le défi et à embrasser une carrière de secrétaire administratif ?

FAQ

Quelles sont les principales missions d’un secrétaire administratif ?

Le secrétaire administratif a pour mission principale d’assurer le bon fonctionnement d’un service ou d’une administration. Cela comprend la gestion de la communication, la rédaction de comptes rendus et de documents officiels, l’organisation de réunions et la mise à jour des dossiers. Il peut également être amené à accueillir et renseigner le public, gérer des emplois du temps et coordonner les informations au sein de différents services.

Quelles formations sont recommandées pour devenir secrétaire administratif ?

Pour devenir secrétaire administratif, il est recommandé d’avoir au minimum un diplôme de niveau baccalauréat, bien que certains postes exigent un diplôme de niveau supérieur (BTS, DUT, licence professionnelle) dans le domaine de l’administration, du secrétariat ou de la gestion. De nombreuses formations spécifiques existent également, comme les préparations aux concours de la fonction publique, qui sont souvent requises pour intégrer ces postes dans le secteur public.

Le secrétaire administratif peut-il évoluer professionnellement ?

Oui, le secrétaire administratif a des possibilités d’évolution. Avec de l’expérience et de la formation continue, il peut accéder à des postes à responsabilités supérieures comme gestionnaire administratif, responsable de service ou encore assistant de direction. Dans la fonction publique, des concours internes et des formations permettent également d’évoluer vers des grades supérieurs.

Quel est le salaire moyen d’un secrétaire administratif ?

Le salaire d’un secrétaire administratif varie en fonction de plusieurs critères, tels que le secteur (public ou privé), l’expérience, le niveau de formation et la taille de l’entreprise ou de l’administration. Dans la fonction publique, le salaire débute au grade de secrétaire administratif de classe normale et peut augmenter avec les échelons et les grades. Dans le secteur privé, le salaire est souvent négocié en fonction de l’expérience et des compétences du candidat.

Quelles compétences sont essentielles pour exercer en tant que secrétaire administratif ?

Pour être efficace dans ses fonctions, un secrétaire administratif doit posséder de solides compétences en organisation et en gestion du temps. La maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciels de présentation) est indispensable, de même que de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles. La discrétion, le sens du service et la capacité à travailler en équipe sont également des qualités très appréciées pour ce métier.